Copilot Studioカスタムエージェントで経理問い合わせを自動化する方法
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経費精算や請求書の問い合わせ、毎日同じ質問に追われていませんか？
「領収書の提出期限はいつですか？」「交通費の上限を教えてください」——経理担当者なら、こうした質問を一日に何度も受けた経験があるのではないでしょうか。対応のたびに手を止め、同じ説明を繰り返す。その積み重ねが、本来注力すべき業務を圧迫しています。
この記事では、Microsoft Copilot Studioのカスタムエージェントを使って、経理への定型問い合わせを自動化する具体的な手順と注意点を整理します。
Copilot Studioカスタムエージェントを使うと何が変わるか
手作業の流れ（Before）
- 社員がTeamsやメールで経理担当者に質問を送る
- 経理担当者が内容を確認し、規程集やマニュアルを参照する
- 回答文を作成して返信する
- 同じ質問が別の社員から再度届き、同じ作業を繰り返す
- 問い合わせが集中する月末・締め日前は対応が後回しになる
AIを挟んだ流れ（After）
- 社員がTeamsのカスタムエージェントに質問を入力する
- エージェントが社内規程・FAQ・申請フォームリンクを参照して即時回答する
- 経理担当者へのエスカレーションが必要な場合のみ担当者に通知される
- 問い合わせログが自動蓄積され、FAQ改善に活用できる
- 月末・締め日前でも応答品質が変わらない
Beforeでは、問い合わせへの対応が経理担当者の集中業務時間を断続的に分断します。Afterでは定型対応をエージェントが担うため、担当者は判断が必要な業務に集中できる可能性があります。所要時間の削減効果はエージェントの設計精度や問い合わせ内容によって異なりますが、定型質問の割合が高い環境ほど効果が出やすいかもしれません。
Copilot Studioで経理問い合わせエージェントを構築する手順
ステップ1：Copilot Studioにアクセスしてエージェントを新規作成する
Microsoft 365のライセンスがあれば、Copilot Studio（copilotstudio.microsoft.com）にブラウザからアクセスできます。「エージェントを作成」を選択し、エージェントの名前（例：経理サポートBot）と説明を入力します。
ポイント： エージェントの「説明」欄には「社内の経理規程・申請手続きに関する質問に回答する社内向けアシスタント」のように、役割を明確に記載しておくと、後のトピック設計がしやすくなります。
ステップ2：ナレッジソースとして社内規程を登録する
Copilot Studioでは「ナレッジ」タブからSharePoint上のドキュメント、PDFファイル、Webページ等をナレッジソースとして登録できます。経理向けエージェントであれば、以下のような資料を登録するとよいかもしれません。
- 経費精算規程（PDF・Word）
- 交通費・出張旅費の申請マニュアル
- よくある質問集（FAQ）
- 申請フォームのURL一覧
注意点： 登録するドキュメントに古い情報が混在していると、エージェントが誤った規程を案内するリスクがあります。ナレッジソースを登録する前に、必ず最新版であることを確認してください。
ステップ3：トピック（会話フロー）を設計する
トピックとは、特定のキーワードや意図に対してエージェントがどう応答するかを定義した会話シナリオです。経理問い合わせでよく発生するトピックの例を挙げます。
- 「経費精算の締め日」に関するトピック
- 「領収書の提出方法」に関するトピック
- 「立替金の上限」に関するトピック
- 「申請フォームの場所」に関するトピック
各トピックには「トリガーフレーズ」（ユーザーが入力しそうな言葉）を複数登録します。「締め日」「提出期限」「いつまで」など、表現のゆれを想定して登録しておくと、意図の認識精度が上がる可能性があります。
ステップ4：エスカレーション設計をする
すべての問い合わせをエージェントで完結させるのは現実的ではありません。「個別の経費申請の承認可否」「規程の解釈が必要な例外対応」などは、人間の判断が必要です。こうしたケースでは、エージェントが「担当者にお繋ぎします」と案内し、TeamsのチャネルやメールでアラートをあげるフローをPower Automateと連携して設定しておくとよいでしょう。
ステップ5：テスト・公開・継続改善
Copilot Studioのテストパネルで想定質問を入力し、回答の精度を確認します。意図が正しく認識されない質問はトリガーフレーズを追加するか、トピックの応答文を調整します。公開後も問い合わせログを定期的に確認し、FAQドキュメントやトピックを更新していくことが、エージェントの品質を維持するうえで重要です。
プロンプト例（基本形）：
以下はトピックの応答メッセージに組み込むテキストの基本例です。
経費精算の締め日は毎月{X}日です。領収書は{申請システム名}からアップロードしてください。
詳しい手順は[申請マニュアル]({リンク})をご確認ください。
変数部分（{X}・{申請システム名}・{リンク}）を社内実態に合わせて書き換えるだけで基本的な応答文が完成します。業種別のカスタマイズ例や複数トピックを組み合わせた応用テンプレートは、noteで公開しています。
よくある失敗パターンと対処法
| 症状 | 原因 | 直し方 |
|---|---|---|
| エージェントが「わかりません」と返答し続ける | ナレッジソースに関連文書が登録されていない、またはトリガーフレーズが少ない | 規程文書を追加登録し、トリガーフレーズを5〜10件以上登録する |
| 古い規程内容を案内してしまう | ナレッジソースのドキュメントが更新されていない | SharePoint上の原本を最新版に差し替え、ナレッジを再同期する |
| 質問の意図を誤認識して엉뚱な回答をする | 複数トピックのトリガーフレーズが重複・競合している | トリガーフレーズの表現を整理し、意味が重なるものを統合または削除する |
| エスカレーションが発動せず担当者に通知が届かない | Power Automateのフロー設定ミスまたはアクション権限不足 | フローのテスト実行で通知経路を確認し、接続アカウントの権限を見直す |
意外な落とし穴だったのが、トリガーフレーズの重複問題です。「締め日」と「提出期限」を別トピックに分けて登録してしまうと、エージェントがどちらのトピックを使うか迷い、的外れな回答を返すことがあります。似た意味のフレーズは同一トピックにまとめるのが基本です。
Copilot Studioカスタムエージェントの強みと注意点
強み
- Teams・Microsoft 365と深く統合されている： 多くの企業ですでに使われているTeams上にそのままデプロイできるため、社員が新しいツールを覚える必要がない
- ノーコード・ローコードで構築できる： エンジニア不在でも、業務担当者がGUIで会話フローを設計できる可能性がある
- SharePoint・OneDriveの文書を直接参照できる： 社内規程を別途コピーせず、既存のドキュメント管理環境をそのまま活用できる
- Power Automateと連携してバックエンド処理を自動化できる： 問い合わせ対応にとどまらず、申請フォームへの自動入力や承認フローの起動まで拡張できる可能性がある
注意点
- ライセンスコストの確認が必要： Copilot Studioの利用には追加ライセンス（メッセージ数課金を含む場合あり）が必要なケースがあります。最新の料金体系は公式サイトでご確認ください。
- 規程の解釈・判断はAIに任せない： エージェントが案内できるのは「規程に書かれている事実」であり、個別ケースの可否判断や法令の解釈は必ず担当者・専門家が行う必要があります。
- 個人情報・機密情報の取り扱いに注意： ナレッジソースに登録する文書に個人情報が含まれていないか事前に確認し、アクセス権限の設計も慎重に行ってください。
- 継続的なメンテナンスが前提： 規程改定のたびにナレッジソースを更新しないと、エージェントが誤情報を案内するリスクが生じます。更新担当者と運用ルールを決めておくことが重要です。
この方法が向いていないのは、問い合わせ内容の大半が個別判断を要する複雑な案件で構成されているケースです。定型質問の比率が低い環境では、エージェントの効果が限定的になる可能性があります。
よくある質問
Copilot Studioを使うのにプログラミングの知識は必要ですか？
基本的な会話フローの設計はノーコードのGUI操作で完結します。ただし、Power Automateと連携した高度な自動化（システムへのデータ書き込み・外部API連携など）を実装する場合は、ある程度の技術的な知識があると設計の幅が広がる可能性があります。経理担当者が主体となって構築し、IT部門にレビューしてもらう形が現実的かもしれません。
既存のSharePointに保存している規程ファイルをそのまま使えますか？
使えます。Copilot Studioのナレッジ機能はSharePoint Onlineのサイト・ドキュメントライブラリを直接参照できます。ただし、エージェントが参照できるのは権限設定上アクセスできるファイルのみです。エージェントのサービスアカウントに適切なアクセス権を付与しておく必要があります。
経理規程の改定があった場合、エージェントの回答はどう更新すればいいですか？
SharePoint上の原本ファイルを最新版に差し替えると、Copilot Studioのナレッジが再同期されます（同期タイミングは設定によって異なります）。改定直後に古い情報が案内されるリスクを避けるため、改定後はナレッジの手動更新と動作テストを行うことを運用ルールに組み込んでおくとよいでしょう。
Teams以外のチャネルにもデプロイできますか？
Copilot Studioで作成したエージェントは、Teams以外にもWebサイト（埋め込みチャット）・SharePointページ・Microsoft 365 Copilotなど複数のチャネルに公開できます。社内ポータルサイトに埋め込む形で展開すると、Teamsを使わない部門にもリーチしやすくなる可能性があります。
個人情報を含む問い合わせへの対応はどう設計すればいいですか？
個人情報（氏名・口座情報・給与明細の内容など）が含まれる問い合わせは、エージェントで完結させず、必ず担当者へのエスカレーションフローに乗せる設計が望ましいです。エージェントの応答メッセージに「個人情報に関するご質問は担当者が対応します」と明示し、ログに個人情報が蓄積されないよう設計上の配慮が必要です。
まとめ・次のステップ
Copilot Studioのカスタムエージェントは、経理への定型問い合わせ対応を自動化するうえで現実的な選択肢のひとつです。ポイントを整理します。
- ナレッジソースに最新の社内規程を登録することが精度の土台になる
- トリガーフレーズの重複を避け、トピックを整理することが誤回答防止のカギになる
- 個別判断が必要な問い合わせは必ず人間にエスカレーションする設計にする
- 規程改定のたびにナレッジを更新する運用ルールを事前に決めておく
正直なところ、エージェントを作って終わりではなく、運用しながら育てていく姿勢が重要だと感じます。最初は定型質問5〜10件だけをカバーする小さなエージェントから始め、効果を確認しながら対応範囲を広げていくアプローチが現実的かもしれません。
まず試してほしいアクション： Copilot Studioの無料トライアル環境（Microsoft 365テナントがあれば利用可能な場合があります）で、「経費精算の締め日」に関するトピックを1件だけ作ってみてください。小さく始めることで、構築の感覚とナレッジ登録の流れを体感できるはずです。
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本記事では基本的なプロンプト例を紹介しましたが、
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